L'AUTOCERTIFICAZIONE 

Per ridurre i fastidi burocratici e snellire le pratiche amministrative, la legge ha previsto modalità più semplici per la presentazione di istanze alla pubblica amministrazione, ha eliminato l'obbligo di certificare alcuni fatti, ha prolungato la durata della validità dei certificati, ha previsto che molte circostanze che nel passato potevano essere dimostrate soltanto con appositi certificati, possano oggi essere "autocertificate" direttamente dai cittadini.
Il testo unico sulla documentazione amministrativa, approvato con D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, ha ampliato ulteriormente i casi di autocertificazione ammessi, riordinando organicamente la materia.
Le dichiarazioni sostitutive sono state organizzate in due grandi categorie. Quelle che sostituiscono una certificazione, con le quali il dichiarante attesta informazioni in proprio possesso su quanto già risulta da registri, elenchi o albi di una pubblica amministrazione. E quelle che sostituiscono il tradizionale "atto notorio", aventi per oggetto la veridicità di ogni altro fatto non risultante da registri o elenchi.
Un'applicazione importante di tali nuove regole si ha nelle procedure di partecipazione ai concorsi pubblici. Non è più necessaria la copia conforme in bollo dei titoli da presentare (anche quando si tratti di pubblicazioni da allegare), essendo sufficiente, a titolo definitivo, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio che attesti la conformità all'originale di una loro fotocopia non autenticata (in carta semplice), ovvero che enunci comunque il contenuto dei titoli non allegati.

Presentazione dell’istanza

 La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi dell'amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione ove sia apposta in presenza del dipendente addetto o sia presentata unitamente ad una fotocopia, anche non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore.
La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo.
L'istanza e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate anche per via telematica.

Validità dei certificati

A seguito delle disposizioni delle c.d. "leggi Bassanini", i certificati attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Per le altre certificazioni la validità è stata portata a 6 mesi.
I certificati anagrafici e le certificazioni dello stato civile conservano valore anche se scaduti, a condizione che l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni in esso contenute non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.

Quando non va presentato alcun certificato

 Nel caso in cui il cittadino dichiari che determinati fatti, stati o qualità risultino da documenti già in possesso della pubblica amministrazione (non solo dell'ufficio competente ma di qualsiasi pubblica amministrazione) i documenti stessi devono essere acquisiti d'ufficio.
Sono inoltre accertati d'ufficio i fatti, gli stati e le qualità che la pubblica amministrazione è tenuta a certificare.
Infine, i dati relativi al cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità hanno lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati.

Cosa si può autocertificare

  I cittadini possono autocertificare le seguenti circostanze:
• data e luogo di nascita
• residenza
• cittadinanza
• godimento dei diritti politici
• stato di celibe, coniugato, vedovo, separato o divorziato
• stato di famiglia
• esistenza in vita
• nascita del figlio
• decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente
• posizione agli effetti degli obblighi militari
• iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti dalle pubbliche amministrazioni.

In base alle nuove regole i cittadini possono inoltre autocertificare a titolo definitivo (senza, cioè, essere obbligati, in un secondo momento, a presentare il certificato) le seguenti circostanze:

• titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

• situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente l'interessato;

• stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga;

• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

• tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare di servizio;

• non avere riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della normativa vigente;

• qualità di vivenza a carico;

• non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;

• non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato.

Cosa non si può autocertificare

Non è consentita l'autocertificazione riguardo ai certificati:

• medici, sanitari, veterinari
• di origine
• di conformità CE
• di marchi o brevetti.

Questi certificati devono essere prodotti in originale e possono essere sostituiti con altro documento, solo se ciò sia disposto da leggi specifiche. Non è possibile perciò presentare dichiarazioni sostitutive: né di certificazione, né di atto notorio. Una eccezione (a questa deroga) è prevista per i disabili, i quali potranno autocertificare le proprie condizioni personali conformemente a quanto precedentemente accertato da commissioni mediche o da strutture a ciò deputate per legge (articolo 39 della legge 23 dicembre 1998, n. 448).

Acquisizione diretta della documentazione

L'acquisizione delle certificazioni deve in linea di principio essere assicurata "d'ufficio", da parte della stessa amministrazione procedente. Qualora, infatti, l'interessato non intenda o non sia in grado di dichiarare le informazioni di cui l'ufficio pubblico ha bisogno, e sia al tempo stesso in grado di indicare presso quali altri pubblici albi, registri o elenchi essi sono certificabili, è l'ufficio stesso procedente che deve provvedere alla loro acquisizione.
In tal caso, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della fonte di provenienza, e il documento in questione può pervenire dall'altro ufficio anche per via telefax, o mediante qualsiasi mezzo informatico o telematico idoneo. La trasmissione con tali strumenti soddisfa il requisito della forma scritta, per cui essa non deve (necessariamente) essere seguita dall'invio a mezzo posta dell'originale.
Per quanto riguarda l'assenza di precedenti penali o di carichi pendenti, le pubbliche amministrazioni non possono richiedere ai cittadini la produzione dei relativi certificati che invece debbono essere richiesti d'ufficio.

Acquisizione dei dati da documenti

I dati contenuti in un documento di identità possono essere certificati con la semplice esibizione del documento stesso. In base a questo principio, possono considerarsi attestati con la semplice esibizione tutti i dati in esso contenuti e che indichiamo di seguito:

• cognome e nome,
• luogo e data di nascita,
• cittadinanza,
• stato civile,
• residenza.

Quando l'acquisizione delle informazioni relative a situazioni personali avviene attraverso un documento di riconoscimento dell'interessato in corso di validità, la registrazione dei dati si fa attraverso l'acquisizione della copia fotostatica, non autenticata, del documento stesso, la quale è poi inserita nel fascicolo. Se il documento di identità è scaduto, ma i dati in esso riportati sono ancora attuali, il cittadino può utilizzare ugualmente il documento scaduto per fornire a un ufficio la certificazione dei dati che contiene; in tal caso è necessaria una firma di convalida del cittadino che attesti come tuttora attuali i dati risultanti dal documento non più in corso di validità. E' opportuno precisare che per documento di riconoscimento si intendono:

• la carta di identità
• la patente di guida
• la patente nautica
• la tessera di riconoscimento postale
• il porto d'armi
• il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici
• il passaporto per l'estero
• il libretto di pensione
• le tessere di riconoscimento rilasciate da un'amministrazione dello Stato purché munite di fotografia e di timbro.

 Il trattamento fiscale  di dichiarazioni sostitutive, istanze ed autentiche delle sottoscrizioni

Non sono soggette all'obbligo di pagamento dell'imposta di bollo:
a - le dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazioni) rilasciate ai sensi dell'articolo 46 del testo unico sulla documentazione amministrativa, approvato con D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

b - le dichiarazioni sostitutive di atto notorio (autodichiarazioni di notorietà), rilasciate ai sensi dell'articolo 4 della legge n. 15/68;
c) - la legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio di documenti personali.

Nessuna particolare esenzione è prevista per le istanze amministrative (assoggettate di norma all'imposta di bollo, salvo che vi sia specifica esenzione di volta in volta prevista), e per le copie conformi di documenti originali.
Da notare che le dichiarazioni di cui al punto a) erano soggette all'imposta di bollo solo sull'autentica di firma, fino a che questa era prescritta prima della legge n. 127/97.
Allo stesso modo, fino all'entrata in vigore della legge 191/98, le dichiarazioni indicate al punto b) scontavano l'imposta di bollo da lire 20.000. Ma il bollo, anche in questo caso, non era prescritto sulla dichiarazione in quanto tale, bensì sul separato atto di autenticazione della firma.

Mentre per le dichiarazioni sostitutive è prevista l'esenzione dall'imposta di bollo, lo stesso non può dirsi per quanto riguarda il rilascio dei certificati che, al contrario, sono soggetti ad imposta tutte le volte in cui la legge non prescrive una specifica forma di esenzione.
Tra i principali casi di esenzione, ricordiamo i certificati di qualsiasi tipo trasmessi d'ufficio tra le amministrazioni dello Stato e degli enti locali, ovvero scambiati all'interno delle amministrazioni stesse. Un caso importante di esenzione dal bollo riguarda i certificati presentati agli uffici finanziari per l'applicazione delle leggi tributarie, come ad esempio:

- il certificato di destinazione urbanistica da allegare alla denuncia di successione
- i certificati che si rendono necessari per l'aggiornamento della residenza a seguito di variazioni della toponomastica o della numerazione civica (o a seguito della istituzione di nuovi Comuni o Province)
- le certificazioni degli organi di pubblica sicurezza attestanti la presentata denuncia per smarrimento documenti, o per furto di auto o di altri beni in genere, e le altre certificazioni dell'autorità giudiziaria in materia penale, compreso il certificato generale del casellario giudiziale contenente solo attestazioni in materia penale.

Nei casi di cambiamento di stato civile in cui è necessario l'estratto dell'atto di nascita (come per l'adozione di un minore o per il cambio del nome), questo dovrà essere acquisito d'ufficio e quindi senza imposta di bollo.

Ogni ufficio finanziario deve esporre al pubblico i nomi e le qualifiche dei funzionari incaricati di ricevere le dichiarazioni sostitutive.
Gli uffici mettono a disposizione dei cittadini i moduli necessari per le dichiarazioni sostitutive o per trascrivere i dati contenuti nei documenti esibiti, oltre ad appositi modelli per raccogliere suggerimenti.  

Pro-memoria
Le dichiarazioni sostitutive presentate agli uffici finanziari ai fini dell'applicazione delle leggi tributarie sono esenti dall'imposta di bollo.

I rischi per chi dichiara il falso

Con le norme sull'autocertificazione la legge dà una dimostrazione di fiducia nella correttezza del cittadino.
Questo non significa, naturalmente, che l'amministrazione rinunci ad effettuare controlli.
Per questi motivi, nella modulistica sottoscritta dal cittadino devono essere indicate le conseguenze cui può andare incontro facendo dichiarazioni non veritiere, falsificando atti, utilizzando atti falsi o contenenti dati non più attuali.
In presenza di falsità, il cittadino

• perde definitivamente il beneficio che aveva cercato di ottenere attraverso l'autocertificazione dimostratasi non veritiera

• viene denunciato all'autorità giudiziaria per l'applicazione delle sanzioni previste dal codice penale relativamente a questo tipo di reati